Nella Gestione dell’Audit, al fine di riconoscere le conformità e contrastare le non conformità, è importante redigere piano audit ed integrare un efficace programma per la gestione dello stesso
In ogni realtà aziendale che si trova a gestire l’auditing, assume rilevanza integrare all’interno del proprio sistema il Programma di Audit. All’interno della propria offerta, Opentech propone la soluzione GO Audit della suite GO GRC proprio nella coordinazione del processo di audit in tutte le sue fasi.
Un efficace Programma di Audit si affianca alla gestione dei processi di audit nel rispetto delle direttive internazionali, ISO 19011 e consente agli auditor di gestire le ispezioni e sorvegliarne l’evoluzione, controllare le conformità tramite la generazione di checklist e report periodici per mettere in atto azioni correttive di fronte a probabili non conformità.
Programma di Audit: cos’è e i vantaggi del suo utilizzo
Un Programma di Audit consente a tutti i soggetti coinvolti nel processo di audit di poter fare affidamento ad un software integrato ed efficace al fine di:
- gestire ispezioni e verifiche;
- controllare le conformità tramite checklist;
- distribuire le conformità nelle diverse aree di appartenenza;
- verificare l’evoluzione di un’ispezione;
- gestire le non conformità tramite processi a ritroso di monitoraggio e correzione.
I vantaggi nell’integrare un programma di audit all’interno della propria organizzazione sono molteplici, sia al livello interno che esterno. L’auditor e tutti i soggetti coinvolti, infatti, possono:
- raggiungere in maniera più agevole gli obiettivi prefissati tramite una gestione di verifiche;
- gestire checklist predeterminate e sempre adeguate agli adempimenti normativi di riferimento;
- adottare un approccio specifico grazie a determinate checklist che consentono di raggiungere informazioni precise;
- produrre evidenze grazie a report periodici e storici, potendo così archiviare le informazioni e ridurre al limite il rischio di perdite di risorse aziendali.
Un programma di audit per essere efficace deve avere poche e determinate funzionalità nella gestione dell’auditing:
- multi-checklist: è possibile gestire con un unico programma tutti i tipi di audit che vengono amministrati e verificati in tutte le loro fasi;
- fonte di informazioni: grazie all’archiviazione dei dati aziendali è possibile avere sotto controllo tutte le attività e procedure, gestire le conformità e controllare le non conformità. L’archiviazione dei dati aziendali, inoltre, limita a zero la perdita di informazioni che deriverebbe da una gestione manuale e non digitale;
- utilizzo semplice: adoperare un software integrato consente di risparmiare tempo e costi aziendali tramite un’archiviazione istantanea delle informazioni e una gestione dell’audit molto più armoniosa e rapida.
Gli ambiti applicativi di un Programma di Audit
Un Programma di Audit è innanzitutto fondamentale per la gestione degli Audit interni ed esterni, ottimizzando le attività per raggiungere in maniera efficace gli obiettivi prefissati. È fondamentale, infatti, archiviare i dati e le risultanze delle attività di audit per poter confrontarle con attività da porre in essere nelle fasi successive. Tutte le fasi di audit vengono digitalizzate e in questo modo è possibile monitorarne l’evoluzione, gestire le conformità, generare report periodici e controllare le eventuali non conformità.
In merito alla qualità dei prodotti erogati, per un’azienda è fondamentale applicare un’efficace attività di controllo qualità e collaudo al fine di rispettare gli adempimenti normativi e soddisfare le esigenze del Cliente. Con un programma di audit è possibile, quindi, proprio gestire in maniera digitalizzata le attività di controllo qualità e collaudo per avere una garanzia di determinati standard nel prodotto finale e, di conseguenza, essere più concorrenziali sul mercato.
Quando si parla di audit non sono da sottovalutare le non conformità che devono essere riconosciute in tempi ragionevoli e ricercarne una soluzione tramite azioni correttive e preventive. Il programma di audit riesce così ad ottimizzare la gestione delle non conformità in maniera preventiva e mediante una segnalazione immediata per agire subito nella loro risoluzione.
La soluzione offerta da Opentech nella gestione delle fasi di Audit
Opentech, azienda leader nel settore GRC (Governance, Risk & Compliance), nella gestione delle fasi di audit offre ai propri Clienti la soluzione GO Audit della suite GO GRC che, nel rispetto delle normative di riferimento, utilizza un approccio ‘risk based’ in tutte le fasi dell’auditing.
Il Programma di Audit proposto dall’azienda Opentech utilizza come strumento principale il questionario in tutto e per tutto personalizzabile in base alle esigenze del Cliente. Inoltre, grazie ad un’interfaccia efficace, è in grado di gestire le conformità ma, soprattutto, le non conformità, riconoscendole immediatamente e contrastandole con azioni correttive e preventive.
GO Audit è in grado di:
- gestire in maniera periodica l’Internal Audit;
- identificare e classificare i diversi Audit;
- organizzare in maniera precisa tutti i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti per ogni processo;
- gestire i questionari legandoli anche a rischi, valutazione quantitativa e log;
- individuare le non conformità con alert e azioni correttive;
- gestire il piano di Audit.
Per avere maggiori informazioni e provare la demo gratuita, contattaci nell’apposita sezione.
