Scopri i vantaggi e le funzionalità del software di gestione documentale per una corretta gestione di tutto il ciclo di vita delle informazioni aziendali
In ogni azienda, all’aumentare delle difficoltà di procedimenti e norme, accresce anche il quantitativo di dati e risorse da coordinare. Per questo motivo assume rilevanza implementare all’interno della propria organizzazione un software gestione documentale per agevolare l’integrazione, la pianificazione e la condivisione della documentazione nella totale sicurezza e privacy.
Il software, proprio come la soluzione Go Organizzazione proposta da Opentech, fornisce una gestione di tutti i dati aziendali nel loro intero ciclo di vita, dall’elaborazione fino all’archiviazione.
Spinto quindi dalla crescente esigenza di trasferire il cartaceo nel digitale, il software gestione documentale consente l’organizzazione di qualsiasi procedura integrata nel documento in forma digitale. Poi, accanto all’esigenza di archiviare, conservare e catalogare tutte le risorse, si affianca la possibilità di indicizzare e, quindi, di ricercare immediatamente le informazioni quando occorrono.
La gestione digitale consente, inoltre, la condivisione e l’accessibilità dei documenti per una comunicazione fluida e tempestiva, al fine di coordinare le informazioni efficacemente e risparmiare tempi e costi che nascerebbero da una gestione meramente umana. Non per ultimo, in questo modo si riduce il proliferarsi di eventuali errori e si porta quasi a zero l’incorrere in criticità che deriverebbero da una gestione documentale cartacea.
Software gestione documentale: tutti i vantaggi in un unico programma
Il software gestione documentale consente di gestire in maniera ottimale e digitalizzata i processi aziendali andando ad organizzare le risorse per l’intero ciclo di vita. I vantaggi nell’implementazione di questo programma all’interno della propria organizzazione sono molteplici, tra cui:
- integrazione: tutti i processi e le risorse sono gestite in un’ottica unificata e in parallelo a tutte le altre componenti per una gestione a 360°;
- accessibilità: la coordinazione i-Cloud consente un accesso alle informazioni abbattendo le distanze, da tutti i dispositivi e in qualsiasi luogo;
- sicurezza e privacy: i dati sono perfettamente criptati, garantendo una protezione totale delle informazioni in essi contenute;
- condivisione: la corretta gestione online consente la possibilità di condividere le informazioni con i diversi reparti aziendali per avere un risparmio dei costi e una comunicazione più fluida;
- archiviazione: per la gestione dei dati aziendali si parte dalla loro produzione sino allo step finale, la conservazione in un archivio digitale;
- indicizzazione: ciascun documento è implementato da alcune caratteristiche che ne consentono l’identificazione. Questa funzione è necessaria per un recupero immediato all’occorrenza;
- customizzazione: ogni azienda ha le proprie esigenze ed un software vincente è personalizzabile e si adegua alle diverse caratteristiche;
- dematerializzazione: mediante la digitalizzazione verrà risparmiata tanta carta e lo spazio per l’archiviazione del materiale cartaceo.
Ciascun software gestione documentale al suo interno deve avere di base due caratteristiche principali, quello di archiviazione e quello di ricerca della documentazione. Il ciclo di vita del dato aziendale, infatti, prevede l’attribuzione di un numero di protocollo progressivo, il giusto raggruppamento e la fascicolazione per agevolare l’archiviazione secondo normativa e le ricerche successive.
L’archiviazione digitale è fondamentale per una gestione efficace in quanto il documento viene conservato nella sua autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Semplificando, quindi, il software gestione documentale consente di:
- dematerializzare i flussi documentali
- avere un’organizzazione integrata dei documenti e delle risorse aziendali
- ottenere l’identificazione e la ricerca rapida delle informazioni
- avere accessibilità illimitata
- avere la gestione delle informazioni in piena sicurezza e privacy
- ridurre costi e tempi
Scopri Opentech e la soluzione Go Organizzazione per un’efficace gestione della tua azienda
Nell’ottica della perfetta gestione dei dati e dei processi aziendali, Opentech, azienda operante da circa vent’anni nel panorama GRC (Governance, Risk & Complicance), propone la soluzione Go Organizzazione a supporto delle aziende per una gestione integrata e su base storica di tutte le risorse.
Le sue funzionalità riguardano:
- comparto risorse umane
- organizzazione complessiva
- dati aziendali
- monitoraggio di tutte le attività
- gestione delle procedure anche in maniera automatica
- organizzazione e controllo di tutti i ruoli e le responsabilità all’interno dell’organigramma
Per avere maggiori informazioni ed una consulenza gratuita sulle soluzioni offerte da Opentech per la tua realtà aziendale, contattaci nell’apposita sezione.
